KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE GİZLİLİK POLİTİKASI I. AMAÇ Derkoset Medikal San. ve Tic. Anonim Şirketi (“Derkoset” veya “Şirketimiz”) olarak bizzat kendisi için veya bir şirket veya kuruluşun temsilcisi olarak bizimle iletişime geçen müşterilerimizin, iş ortaklarımızın, çalışanlarımızın ve iş başvurusunda bulunmak suretiyle veya diğer herhangi bir şekilde bizimle ilişki tesis eden diğer gerçek kişilerin kişisel verilerinin gizliliğinin ve güvenliğinin sağlanmasına büyük önem vermekteyiz. Bu kapsamda, veri sorumlusu olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVK Kanunu”) çerçevesinde Şirketimiz tarafından yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti konusundaki kural ve politikalarımızı açıklamak ve veri sahiplerini bilgilendirerek şeffaflığı sağlamak amacıyla işbu Kişisel Verilerin Korunması ve Gizlilik Politikası (“Politika”) hazırlanmıştır. İşbu Politika’da geçen “biz” ve “bizim” gibi ifadeler, aksi açıkça belirtilmedikçe, Şirketimiz’i ifade etmek için kullanılmaktadır. II. UYGULAMA ALANI İşbu Politika, kişisel verilerin işlenmesi ve veri sahibinin hakları konusunda Şirketimizin uygulayacağı kural ve politikaları belirleyen KVK Kanunu m. 10 uyarınca hazırlanmış genel aydınlatma bildirimi niteliğindedir. Şirketimiz ile veri sahibi arasındaki ilişkinin türüne ve niteliğine göre, Şirketimiz tarafından veri sahiplerine işbu Politika’dan farklı kişisel veri politikaları ve/veya bildirimler sağlanması mümkündür. Veri sahiplerine sağlanan söz konusu özel politika ve bildirimlerde işbu Politika’da yer alan açıklamalardan farklı veya bu açıklamalara ek hususlar bulunabilir. Bu halde, veri sahiplerine sağlanan söz konusu özel politika ve bildirimlerin öncelikle dikkate alınması gerekmektedir. III. KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN KURALLAR 1. “Kişisel Veri” Tanımı KVK Kanunu m. 3/I(d)’de, “kişisel veri”, kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişilere ilişkin her türlü bilgi olarak tanımlanmıştır. Bu çerçevede, anonim haldeki veriler ile belirli bir kişi ile ilişkilendirilemeyen veriler, işbu Politika kapsamında kişisel veri olarak kabul edilmez. Kişisel veriler, genel nitelikli veriler ve özel nitelikli veriler olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır. KVK Kanunu’nun m. 6 uyarınca, bir gerçek kişinin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri, özel nitelikli kişisel veri sayılmaktadır. Özel nitelikli verilerin işlenmesi durumunda, bunlara ilişkin KVK Kanunu’nda öngörülen özel kurallara uygun davranılır. 2. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Genel İlkeler KVK Kanunu m. 3/I(e) maddesi uyarınca, “veri işleme”; kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi kişisel veriler üzerinde gerçekleştirilebilecek her türlü işlemi ifade etmektedir. Derkoset olarak kişisel verileri işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlığı altında belirtilen amaçlar çerçevesinde, aşağıda sayılan ilkelere uygun olarak işlemekteyiz: • Hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme, • Doğru ve gerektiğinde güncel olma, • Belirli, açık ve meşru amaçlar için işlenme, • İşlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olma, • İlgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza edilme. 3. Derkoset Tarafından İşlenen Veriler Şirketimiz, veri sahibinin açık rızasıyla veya KVK Kanunu m. 5 ve 6’da öngörülen hallerde açık rıza olmaksızın genel ve özel nitelikli kişisel verileri işleyebilmektedir. Şirketimiz tarafından her bir veri sahibi özelinde hangi verilerin işleneceği, veri sahibi ile Derkoset arasındaki ilişkinin türü, niteliği ve kullanılan iletişim kanalları gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmektedir. Bu kapsamda, Şirketimiz tarafından işlenen genel ve özel nitelikli verilerin bir kısmı, sınırlı sayıda olmamak kaydıyla aşağıda gösterilmiştir. • Ad-soyad, meslek, unvan, çalışılan kurum/kuruluş bilgisi, eğitim geçmişi, çalışma geçmişi, cinsiyet, medeni durum, vatandaşlık durumu ve diğer özlük bilgileri ve varsa veli, vasi ve vekile ilişkin bilgiler gibi veriler, • Kimlik, pasaport, sürücü belgesi gibi kimlik tespitine yönelik belgelerde yer alan doğum tarihi, doğum yeri, kimlik numarası ve fotoğraf gibi veriler, • Ev, iş yeri veya geçici ikamet yerine ait adres, telefon, elektronik posta ve faks numarası gibi iletişim bilgileri, • Şirketimiz ile gerçekleştirilen telefon görüşmeleri, elektronik posta yazışmaları gibi iletişim kayıtları ile diğer sesli ve görüntülü veriler. 4. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları Derkoset olarak, kişisel verilerinizi KVK Kanunu m. 4, 8 ve 9 uyarınca öngörülen şartlara uygun olarak, aşağıda belirten amaçlarla işleyebilir ve bu amaçların gerektirdiği süre boyunca muhafaza edilebiliriz: • Şirketimizin müşterileri ile yapılan sözleşmelerin kurulması ve ifa edilmesi, • Tedarik sürecimizin yürütülmesi, • Şirketimizin insan kaynakları politikalarının oluşturulması ve geliştirilmesi, bu politikalar çerçevesinde Şirketimizin çalışan ihtiyacının temin edilmesi ve işe alım süreçlerinin yürütülmesi ve geliştirilmesi, • Faaliyetlerimizin mevzuata uygun yürütülmesi, • Hizmetlerimizin müşterilerimize özel hale getirilmesi ve geliştirilmesi, etkin bir müşteri hizmeti sunulması, • Şirketimiz bünyesindeki birimlerde ve birimler arasında koordinasyon, iş birliği ve verimliliğin sağlanması ve geliştirilmesi, • Şirketimizin elektronik sistemlerinin ve fiziki ortamlarının güvenliğinin sağlanması, • İletişim faaliyetlerinin yürütülmesi, • Anket ve oylamalar ile görüşünüzün alınması, • Sözleşmeye ve kanuna aykırılıkların soruşturulması, tespiti, önlenmesi ve ilgili idari veya adli makamlara bildirilmesi, • Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi, • Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi, • Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi, • İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi, • Lojistik Faaliyetlerinin Yürütülmesi, • Şirketimizin kurumsal geçmişinin oluşturulması ve bu yönde faaliyetlerin yürütülmesi, • Referans taleplerine yanıt verilmesi, • Talep ve soruların cevaplanması. 5. Kişisel Verilerin Aktarılabileceği Kişi ve Kuruluşlar Şirketimiz, KVK Kanunu m. 4, 8 ve 9’da öngörülen şartlara uymak ve gerekli güvenlik önlemlerini almak kaydıyla, işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlığı altında gösterilen amaçlarla kişisel verileri üçüncü kişilere aktarabilir ve yurt içinde bulunan sunucularda veya diğer elektronik ortamlarda saklayabilir. Kişisel verilerin aktarılabileceği üçüncü kişiler, veri sahibi ile Derkoset arasındaki ilişkinin türü ve niteliği gibi çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmekle birlikte, genel olarak aşağıdaki gibidir: • Şirketimizin hizmet sunduğu ve/veya hizmet aldığı müşteriler, • Yetkili kurum ve kuruluşlar, • İş ortakları, • Tedarikçiler. Derkoset, elde etmiş olduğu kişisel verileri, veri sahibinin açık ve özel onayı olmadan hiçbir şekilde üçüncü kişilerin tanıtım ve pazarlama faaliyetleri için başkalarıyla paylaşmamaktadır. 6. Kişisel Verilerin Toplanma Yöntemi Şirketimiz, kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, medeni durum, eğitim ve çalışma geçmişi, eş ve çocuk bilgileri gibi genel nitelikli verileriniz ile sağlık bilgileriniz gibi özel nitelikli verilerinizi, işbu Politika’nın “Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları” başlığı altında belirtilen amaçlar çerçevesinde yazılı, sözlü veya diğer fiziksel veya elektronik şekillerde toplayabilir. Veri sahibi ile Derkoset arasındaki ilişkinin türü ve niteliği çeşitli faktörlere bağlı olarak değişebilmekle birlikte, kişisel verilerin toplanmasında kullanılan yöntemler genel olarak aşağıdaki gibidir: • Veri sahibinin Şirketimiz ile iletişime geçtiği fiziksel ve elektronik ortamlar aracılığıyla doğrudan veri sahibinden, • Veri sahibinin temsil ettiği/veri sahibini temsil eden kişi ve kurumlardan, • İş başvurularında referans olarak gösterilen veya başvuru sahibinin çalışma ve eğitim geçmişinde yer alan kişi, kurum ve kuruluşlardan, • Şirketimizin iş ortakları ya da anlaşmalı olduğu diğer kişi ve kuruluşlar kanalıyla, • İşe alım platformları aracılığıyla. 7. Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Hukuki Sebepler Derkoset olarak kişisel verilerinizi açık rızanıza veya aşağıda sayılan hukuki sebeplere dayalı olarak işleyebiliriz. (i) Açık rızanıza dayalı olarak: KVK Kanunu m. 5/2 ve 6/2 ve 3’te sayılan sebeplerden birinin bulunmaması halinde kişisel verilerinizi ancak açık rızanıza dayalı olarak işleyebiliriz. Örneğin doğum gününüz, ancak bu konuda açık rıza göstermeniz halinde kutlanabilir. Açık rızanızı her zaman geri alabilirsiniz (ii) Veri işlemenin kanunlarda açıkça öngörülmesi: Kişisel verilerinizi kanun gereği işleyebiliriz. Örneğin, 4857 sayılı İş Kanunu m. 75 gereğince çalışanlarımız için özlük dosyası tutmak ve dosyayı saklamakla yükümlüyüz (iii) Sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması: Kişisel verilerinizi, sizinle sözleşme kurulması ve bu sözleşmeler kapsamında size karşı yükümlü olduğumuz edimlerin ifa edilmesi için işleyebiliriz. Örneğin, çalışan adaylarımızın iş başvurularının olumlu olarak değerlendirilmesi halinde, iş sözleşmesinin kurulması amacıyla çalışan adaylarımızla iletişime geçmek için iletişim bilgileri işlenebilecektir. (iv) Hukuki bir yükümlülüğümüzün yerine getirebilmesi için zorunlu olması: Örneğin, ilgili mevzuat çerçevesinde mahkemelerin veya idari organların talebi üzerine, talep kapsamı ile sınırlı olmak şartıyla, bu kurum ve mahkemelerle paylaşılabilecektir. (v) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: Örneğin, kişisel verileriniz, dava açılması veya açılan davada savunmada bulunulması amaçlarıyla işlenebilecektir. (vi) Meşru menfaate dayalı olarak: Kişisel verilerinizi meşru menfaatimiz gereği de işleyebiliriz. Örneğin işlem güvenliğinin ve elektronik sistemlerimizin güvenliğinin sağlanması ve sözleşmeye ve kanuna aykırılıkların takibi amacıyla, bu sistemlere bağlantınız ve sistemler üzerindeki hareketliliğiniz takip edilebilir. 8. Kişisel Verilerin Saklanma Süresi Derkoset olarak, hukuken daha uzun bir sürenin gerekli kılındığı veya daha uzun bir süreye izin verildiği durumlar hariç olmak üzere, kişisel verileri yalnızca işbu Politika’da belirtilen amaçların gerçekleştirilmesi için gerekli olan süre boyunca muhafaza etmekteyiz. Saklama süresi sona eren kişisel veriler, KVK Kanunu m. 7 çerçevesinde tarafımızca silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir. 9. Veri Sahibinin Hakları KVK Kanunu m. 11 uyarınca kişisel veri sahipleri; • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, • Kişisel verilerinin işlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, • Kişisel verilerinin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, • Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde düzeltilmesini isteme, • Kişisel verilerinin işlenmelerini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, • Düzeltme ve silme işlemlerinin verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, • İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme, • Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararının giderilmesini talep etme haklarına sahiptir. Veri sahibi olarak, KVK Kanunu m. 11’de belirtilen haklarınızdan herhangi birini kullanmak istemeniz halinde, taleplerinizin daha sağlıklı değerlendirilebilmesi için hazırlamış olduğumuz Veri Sahibi Başvuru Formu’nu doldurarak bize gönderebilirsiniz. Şirketimiz veri sahiplerinin talebini, KVK Kanunu m. 13 uyarınca, talebin niteliğine göre en geç 30 (otuz) gün içerisinde değerlendirerek sonuçlandıracaktır. Veri sahiplerinin talepleri kural olarak ücretsiz sonuçlandırılacak olmakla birlikte, talebin cevaplandırılmasının ayrıca bir maliyeti gerektirmesi hâlinde, veri sahibinden ilgili mevzuat çerçevesinde belirlenen ücretin ödenmesi talep edilebilir. IV. POLİTİKA’DA YAPILACAK DEĞİŞİKLİKLER Derkoset işbu Politika’da farklı zamanlarda değişiklik yapma hakkını haizdir. Şirketimiz tarafından hazırlanan Politika’nın güncel versiyonuna Şirketimizin internet sitesinden ulaşılabilir. Değişiklikler kural olarak internet sitesi üzerinden bildirilecek olmakla birlikte, Şirketimiz, bu değişiklikleri uygun gördüğü şekillerde bildirebilecektir.